لطالما كان التنظيم المكتبي صعبًا بالنسبة للكثيرين منا ممن يعملون من المنزل أو في المكتب.
على سبيل المثال ، عندما تكون صحفيًا ، فإنك تكدس الصحف القديمة والصفحات المطبوعة وتصميمات التخطيط في جميع أنحاء مكتبك الكبير وطاولة المؤتمرات.
حظًا سعيدًا في العثور على قائمة مهامك أو العثور على ملف في أي لحظة.
إليك الأخبار السارة: هناك طريقة أفضل للحفاظ على مكتبك منظمًا (10 منهم على وجه الدقة)!
إليك 10 نصائح وحيل حول تنظيم المكاتب لمساعدتك على البقاء في صدارة العمل والعثور على أي شيء في أي لحظة.
هيا بنا نبدأ.
10 نصائح وحيل لتنظيم المكتب
لقد أجريت نصيبي العادل من البحث حول 'كيف تحافظ على مكتبك منظمًا.'
قضيت ساعات في تصفح العديد من مواقع الويب ومنشورات المدونات للعثور على تلك التي تعمل.
وقد حان الوقت لمشاركة حكمة أفضل تنظيم مكتبي معك!
فيما يلي أفضل الأفكار والحيل الخاصة بي لتحسين التخزين المكتبي وكفاءة العمل.
1. احتفظ بجهاز الكمبيوتر المكتبي الخاص بك أمامك
الحفاظ على سطح المكتب أو الكمبيوتر المحمولأمامكيساعدك على التركيز.
ومع ذلك ، يجب أن تكون مريحة أيضًا ، لذا تأكد من وقوف الشاشة بطريقة يمكنك من خلالها الجلوس في مواجهتها مع وضع ظهرك في وضع مستقيم. امنح نفسك مساحة كافية ، حوالي 1.5 قدم أمامك.
وماذا عن أسلاك الكمبيوتر؟
احتفظ بأولئك الذين يقفون خلف مكتبك وجرب ربط أسلاك الكمبيوتر لإبقاء هذه الأسلاك وأجهزة الشحن في مكانها.
يمكنك دائمًا وضع منظم سطح المكتب أيضًا ، إذا كنت ترغب في ذلك.
2. ضع الأشياء التي تستخدمها بالقرب من يدك المسيطرة
بمجرد أن أعددت مكتبًا حيث كان هاتف مكتبي على الجانب الأيسر من جهاز الكمبيوتر الخاص بي. لكنني كنت أيمن.
ماذا يجب أن نفعل ذلك مع أي شيء؟
في كل مرة كنت أتصل فيها بمكالمة ، كان علي أن أمد جسدي للحصول على الهاتف.
إنه امتداد جيد بالتأكيد.
لكنها أيضًالا واحدة من أفضل أفكار التنظيم المكتبي.
إن نقل الهاتف أو إعادة توجيه مكتبي إلى حيث يمكنني الوصول إلى الهاتف بشكل أسهل قليلاً كان سيوفر بعض الوقت.
هل مكتبك مقابل الحائط؟
ثم يمكنك حتى تثبيت الأرفف العائمة أو لوحة المشابك فوقها مباشرة.
أو حتى ملفات الحائط.
ثق بي. يمكن أن يكون مكتبًا ممتعًا أو مشروعًا لتحسين المنزل أيضًا.
ستعمل خيارات التخزين هذه على مسح بعض مساحة المكتب ، وتمنحك مساحة تخزين جديدة مع إبقاء الأشياء في متناول اليد.
معلومات سريعة: استخدم مساحة الحائط الخاصة بك. إذا لم يكن لديك مساحة تخزين كبيرة في منطقة مكتبك أو مكتب صغير ، فقد يكون الحل هو الرف العائم. ومع ذلك ، إذا لم يكن لديك أي مساحة مجانية على الحائط ، فقم بشراء صينية مكتب قابلة للتكديس.
3. احتفظ فقط بما تحتاجه على مكتبك
حاول أن تقصر نفسك على قلم واحد فقط ، وليس حامل قلم كامل.
وبالمثل ، حاول الاحتفاظ ببعض المشابك الورقية أو مقاطع الموثق ، وليس ألفًا.
لا تحتاج إلى الكثير من الأقلام أو مشابك الورق. إنها مجرد مواهب يمكنك تجنبها.
هل تحتاج إلى مصباح مكتبي؟
ضعه بعيدًا بدرجة كافية حتى لا يصبح عقبة في مساحة عملك.
هل تحتاج إلى حامل مجلة؟
فكر في الأمر أولاً.
هل هو مهم لعملك؟
إذا كانت الإجابة بنعم ، عندها فقط احتفظ بها.
هل تستخدم دباسة كثيرا؟
بخير. احتفظ بها على مكتبك.
ألا تستخدمه كثيرًا حقًا؟
ثم ضعه في حجرة مخصصة في درج مكتب أو استخدم منظم مكتب.
ومع ذلك ، تذكر أن منظم المكتب أو ملحق المكتب من المفترض أن يساعدك على البقاء منظمًا وليس جعل مكتبك يبدو جميلًا.
النقطة المهمة هي أن مشابك الورق وبطاقات العمل والملاحظات اللاصقة والملصقات واللثة يمكن أن يكون لها مكان.
لكن هذا المكان ليس مكتبك.
مكتبك مخصص فقط للأشياء التي تستخدمها على استعداد. الباقي مجرد فوضى.
بدلاً من ذلك ، استخدم خزانة الملفات للتخزين أو تخلص من الفوضى. سيساعدك هذا في الحفاظ على مكتب منظم بسهولة.
4. تجميع العناصر المتشابهة معًا
ما لم تكن فنانًا يستخدم دهانات الأكريليك ، والفرش ، والكثير من المستلزمات الأخرى ، فمن المحتمل أن تتناسب جميع اللوازم المكتبية الخاصة بك في درج واحد.
ما عليك سوى الاحتفاظ بدرج مكتب واحد لمستلزمات مكتبك متعددة الوظائف.
ولا بأس إذا دخل مقصك هناك ، جنبًا إلى جنب مع ملاحظاتك اللاصقة ودبابيس الدفع وشريط واشي المفضل.
الآن ، يمكنك استخدام الأدراج الأخرى الخاصة بك لأشياء أخرى ، مثل تلك الأسلاك التي لم تنسى التخلص منها أو ربما حتى درج مخصص للوجبات السريعة. 😉
استخدم التسلسل الهرمي للمشروع المنظم لتجميع المهام ذات الصلة ووضع الأشياء في المكان الذي تنتمي إليه.
5. تخلص من الملاحظات اللاصقة
هل أنت الشخص الذي يربط جهاز العرض بالكامل بملاحظات لاصقة ثم يصف كل شيء بأنه "مهم"؟
بقدر ما تذهب أفكار تنظيم المكتب ، ربما لا يكون هذا هو أفضل طريق يجب اتباعه.
لا يمكن فقط أن تسقط إحدى هذه الملاحظات وينتهي بها الأمر في سلة المهملات ، مما يؤدي إلى تشوش الكثير من الملاحظات على شاشتك.
سيكون من الأفضل لك تلقي الإشعارات في إدارة المشروع أو النظام الأساسي للإنتاجية حيث سيكونون في مأمن بعيدًا عن مخاطر فراغ المكتب.
احتفظ بهذه الملاحظات اللاصقة للمهام الأكثر إلحاحًا فقط أو تلك الفكرة المجنونة الأخيرة التي لا تريد نسيانها أثناء تناول الغداء.
تذكر أن الملاحظات اللاصقة مخصصة للتذكيرات العاجلة فقط. هم ليسوا قائمة مهام.
6. قم بإبطاء دورك في الأشياء الشخصية
صور الكلب. 🐶
تلك الرحلة الملحمية كابو. ✈️
عيد الميلاد عائلتك الماضي. 🎄
تخرج الطفل. 🎓
جميعها إضافات رائعة لا تُنسى وممتعة على لوح الفلين بالقرب من مكتبك.
لكن احفظها لتغذية الوسائط الاجتماعية أو قطعة الوشاح بجانب الموقد ، وليس مساحة العمل أو المكتب.
تذكر ، مساحة العمل الخاصة بكفقطللتركيز على العمل.
7. حافظ على مساحة المكتب المفتوحة
حافظ على المنطقة المجاورة لجهاز الكمبيوتر الخاص بك مباشرة ، خالية من أي فوضى.
بهذه الطريقة ، يمكنك مراجعة الأوراق أو المستندات على الفور دون إفراغ أي مكتب أو مساحة مكتبية.
ولا تحتفظ بالأشياء هنا لفترة طويلة.
قم بمراجعتها وتعديلها واعتمادها ونقلها.
8. احتفظ فقط بالمستندات ذات الصلة والعاجلة على مكتبك
تذكر كيف بدأت هذه المقالة بالحديث عن كل تلك الورقة؟
كم من ذلك كان ضروريا؟
كم من ذلك كان ملحا للغاية؟
ليس كل ذلك ، هذا أمر مؤكد.
بمجرد مراجعة المستند ، كان يجب علي التخلص منه أو حفظه بعيدًا لمزيد من الحفظ على المدى الطويل.
9. لون ملفاتك
نعم ، احتفظ بالأشياء العاجلة والأساسية.
ولكن يمكنك اتخاذ خطوة إضافية وتقسيمها إلى أقسام مختلفة باستخدام حاملات الملفات الملونة أو منظمي الملفات أو أجهزة الفرز. 📂
دعنا نقول:
الأحمر للتسويق
الأخضر للمبيعات
الأزرق للإبداع / التصميم
اللون الأصفر للتقارير ، وهكذا.
بهذه الطريقة ، ستتعرف بسرعة على اللون عندما تحتاج إلى عنصر معين.
قم بتطبيق نفس المستوى من تنسيق الألوان على مكتبك الافتراضي باستخدام List Colors. قم بتخصيص القوائم بألوان مختلفة لتوصيل المهام ذات الصلة بصريًا وفهم حالات المهام أو الأولويات بسرعة.
10. نظف قبل أن تذهب
إحدى العادات الرائعة هي مسح مساحة العمل الخاصة بك قبل أن تذهب.
لا يوجد أحد مثالي ، وفي خضم المعركة التي هي يوم العمل اليومي ، ستخرج الأمور من مكانها.
هنا ورقة فضفاضة.
كوب مقلوب هناك.
جرة ميسون بغطاء مفتوح مليئة بالمربى التي نسيت إغلاقها بعد الغداء.
كل هذا طبيعي.
ما عليك سوى التنظيف كل يوم ، حتى تحصل على بداية جديدة في اليوم التالي. وقم بإزالة الفوضى في مساحة العمل أو المكتب المنزلي بالكامل كل أسبوع أو شهر.
تأكد من مسح إشعاراتك في علبة الوارد قبل تسجيل الخروج.
بهذه الطريقة تحصل على بداية جديدة كل يوم!
نظم طريقك إلى الإنتاجية
يمكنك استخدام هذه الأفكار التنظيمية للبقاء مركزًا ومنتجًا وتجنب المكتب والعقل المزدحم.
ناهيك عن أن تنظيم مكتبك يؤثر على قدرتك على المساهمة في العمل. بيئة العمل الخاصة بك لها تأثير تدريجي على مشاريعك ومهامك وتعاون فريقك.
وعندما تكون خاليًا من الفوضى ، فأنت حر في الإنشاء.
يساعدك على التخلص من المشتتات وخلق بيئة كتابة رائعة ، أو العمل على الفكرة الكبيرة التالية ، أو بناء شيء جديد.
يمكن أن يكون تنظيف مكتبك أفضل شيء تفعله على الإطلاق. سواء كنت طالبًا أو محترفًا ، استخدم هذه النصائح لرفع المستوى
لذلك في أحد الأيام ، عندما تجد نفسك تشعر بالملل في العمل ، تأكد من تنظيف مكتبك!
